Γενική Συνέλευση ΑΕ – Συμμετοχή Με Επιστολική Ψήφο (άρ. 126 ν. 4548/2018): Ένας από τους βασικούς σκοπούς του νομοθέτη είναι η διευκόλυνση της συμμετοχής των μετόχων στο ανώτατο εταιρικό όργανο της ΑΕ˙ τη Γενική Συνέλευση. Υφίστανται, στο πλαίσιο αυτό, προβλέψεις που εξασφαλίζουν τη συμμετοχή των μετόχων στη ΓΣ (εισηγμένων και μη ΑΕ) από απόσταση. Διακρίνεται: (α) συμμετοχή με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα. Επίσης, (β) στη συμμετοχή, πριν τη ΓΣ, με επιστολική ψήφο. H τελευταία είναι που μας απασχολεί στο παρόν!
H Επιστολική Ψήφος & Η Διάκριση Των Περιπτώσεων Εξ Αποστάσεως Συμμετοχής
Η δυνατότητα της συμμετοχής με επιστολική ψήφο συνιστά την τρίτη κατά σειρά πρόβλεψη του νομοθέτη για τη συμμετοχή του μετόχου στη ΓΣ από απόσταση. Μέσω της συγκεκριμένης πρόβλεψης, ο μέτοχος έχει τη δυνατότητα να συμμετάσχει στην επικείμενη ψηφοφορία της ΓΣ (εισηγμένης ή μη ΑΕ) είτε με αλληλογραφία είτε με ηλεκτρονικά μέσα. Τούτο, προτού η ΓΣ λάβει χώρα.
Η ως άνω δυνατότητα διακρίνεται τόσο από την περίπτωση των virtual meeting (άρ. 120 §3 -ηλεκτρονική διεξαγωγή της ΓΣ) όσο και από την περίπτωση της συμμετοχής στη ΓΣ με ηλεκτρονικά μέσα (άρ. 125). Συγκεκριμένα, οι τελευταίες δύο περιπτώσεις (η -δυσχερέστερη- διάκριση μεταξύ των οποίων, ήδη, μας απασχόλησε) επιτρέπουν, ομοίως, την από απόσταση συμμετοχή στη ΓΣ. Και στις δύο, αυτές, περιπτώσεις, η συμμετοχή λαμβάνει χώρα σε πραγματικό χρόνο.
Αντίθετα, η περίπτωση της συμμετοχής με επιστολική ψήφο, έχει ως αποτέλεσμα την προτερόχρονη συμμετοχή του μετόχου στη ΓΣ. Η ψήφος του μετόχου, δηλαδή, υποβάλλεται σε χρόνο προγενέστερο της έναρξης των εργασιών της ΓΣ. Εισάγεται, επομένως, μία μορφή «ασύγχρονης» επικοινωνίας των μετόχων, και άρα, διαμόρφωσης της βούλησης του εταιρικού οργάνου από χρονικά διαφοροποιούμενες συμπτώσεις βούλησης εκείνων. Τούτο συνιστά το μεγαλύτερο ρήγμα στον, καταρχήν, κανόνα της χρονικά ταυτόχρονης συνάθροισης των μετόχων στον ίδιο τόπο (άρ. 120). Συγχωρείται, ωστόσο, προκειμένου να επιτευχθεί η μέγιστη δυνατή συμμετοχή μετόχων στη ΓΣ.
Περαιτέρω, η περίπτωση της επιστολικής ψήφου αφορά αποκλειστικά την άσκηση του δικαιώματος ψήφου για ένα ή περισσότερα θέματα που, ειδικά, περιλαμβάνονται στην πρόσκληση της ΓΣ. Συνεπώς, δεν παρέχεται, δι’ αυτής, στον μέτοχο η δυνατότητα άσκησης άλλων (πλην του δικαιώματος ψήφου) μετοχικών του δικαιωμάτων.
Προϋποθέσεις & Διαδικασία Συμμετοχής Με Επιστολική Ψήφο
Καταστατική Πρόβλεψη
Η δυνατότητα συμμετοχής στην ψηφοφορία ΓΣ με επιστολική ψήφο προϋποθέτει σχετική καταστατική πρόβλεψη. Κι αν, παρά την ανυπαρξία της, επιχειρηθεί είναι ενδεχόμενο να οδηγηθούμε σε ακυρωσίες της σχετικής απόφασης της ΓΣ (άρ. 137 §1, υπό τις ειδικότερες προϋποθέσεις της 137 §5, περ. α΄).
Προθεσμία Λήψης Επιστολικής Ψήφου
Οι μέτοχοι που ψηφίζουν δι’ αλληλογραφίας ή με ηλεκτρονικά μέσα υπολογίζονται για το σχηματισμό της απαρτίας και της πλειοψηφίας εφόσον έχουν παραληφθεί από την ΑΕ «το αργότερο 24 ώρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης» της ΓΣ (άρ. 126 §2).
Το καταστατικό δεν είναι δυνατό να συντάμει τη σχετική προθεσμία των 24 ωρών, είναι όμως δυνατό να επιμηκύνει˙ όχι, πάντως, πριν τη δημοσίευση της πρόσκλησης της ΓΣ. Στην πρόσκληση, εξάλλου, θα πρέπει να αναγράφεται η ακριβής προθεσμία έως την οποία η ΑΕ θα πρέπει να έχει παραλάβει τις επιστολικές ψήφους (άρ. 121 §3). Σε κάθε περίπτωση: τυχόν πρόωρη αποστολή επιστολικής ψήφου θα συνεπάγεται τον μη συνυπολογισμό της για τον σχηματισμό απαρτίας και πλειοψηφίας. Αν, παρά ταύτα, υπάρξουν παραβιάσεις στις εν λόγω υποχρεώσεις, η επιγενόμενη απόφαση της ΓΣ είναι ακυρώσιμη (άρ. 137 §1 υπό τις ειδικότερες προϋποθέσεις της §2, περ. α΄).
Τρόποι Συμμετοχής
Η συμμετοχή στη ΓΣ με επιστολική ψήφο, όπως ήδη αναφέρθηκε, μπορεί να λάβει χώρα είτε διά αλληλογραφίας είτε με ηλεκτρονικά μέσα. Τα θέματα και τα ψηφοδέλτια μπορεί να διατίθενται και η συμπλήρωσή τους να γίνεται (και) ηλεκτρονικά μέσω διαδικτύου. Λ.χ. να αποστέλλονται στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των μετόχων, υπό την προϋπόθεση ότι τις έχουν γνωστοποιήσει στην ΑΕ. Ή να αναρτώνται στον διαδικτυακό τόπο της ΑΕ. Εναλλακτικά, μπορεί να διατίθενται σε έντυπη μορφή στην έδρα της ΑΕ (άρ. 126 §1 εδ. β΄).
Ο τρόπος ή οι τρόποι διάθεσης των θεμάτων και των ψηφοδελτίων είναι δυνατό να προβλέπονται στο καταστατικό. Κι αν τέτοια πρόβλεψη ελλείπει, εναπόκειται στο ΔΣ να καθορίσει τον τρόπο διάθεσης. Υποχρεούται, εξάλλου, το ΔΣ να ενσωματώνει στην πρόσκληση της ΓΣ σαφείς και αναλυτικές οδηγίες για την διαδικασία υποβολής της επιστολικής ψήφου (άρ. 121 §3). Άλλως, η απόφαση της ΓΣ θα είναι ακυρώσιμη λόγω ελαττωματικής σύγκλησής της (άρ. 137 §1).
Εκτός από τον τρόπο διάθεσης των θεμάτων και των ψηφοδελτίων, ο νόμος δεν προσδιορίζει και την προθεσμία διάθεσής τους. Ο χρόνος διάθεσης, πάντως, δεν πρέπει να αναιρεί στην πράξη τη δυνατότητα επιστροφής των συμπληρωμένων ψηφοδελτίων στην ΑΕ εντός προθεσμίας που το καταστατικό ή ο νόμος (κατά τα άνω) προβλέπουν, για να ληφθούν υπόψη οι επιστολικές ψήφοι. Η συγκρότηση της ΓΣ θα είναι, σε διαφορετική περίπτωση, ακυρώσιμη (137 §1).
Προδιαγραφές Διασφάλισης Της Διαδικασίας
Η ΑΕ υποχρεούται, στο ως άνω πλαίσιο, να υιοθετεί διαδικασίες για τη συμμετοχή στη ΓΣ από απόσταση. Επίσης, για τη διασφάλιση της ταυτότητας του προσώπου που συμμετέχει και της προέλευσης της ψήφου. Για την ασφάλεια, τέλος, της ηλεκτρονικής ή άλλης σύνδεσης (126 §3).
Η τήρηση των εν λόγω διαδικασιών επαφίεται στην ΑΕ (δια του ΔΣ της)˙ ακόμα κι όταν ελλείπουν σχετικές καταστατικές πρόνοιες.
Αυτονοήτως, και ως προς τη συμμετοχή στη ΓΣ εξ αποστάσεως μέσω επιστολικής ψήφου, απαιτείται να τηρούνται οι προϋποθέσεις νομιμοποίησης των δικαιούχων. Τόσο οι (τυχόν) καταστατικές, διαδικαστικές προϋποθέσεις νομιμοποίησης στις μη εισηγμένες ΑΕ, όσο και οι προϋποθέσεις νομιμοποίησης στην περίπτωση των εισηγμένων ΑΕ που απορρέουν από τον νόμο.
Επιστολική Ψήφος & Δια Ζώσης Συμμετοχή
Ο μέτοχος που ψήφισε από απόσταση επί ενός θέματος της ημερήσιας διάταξης, δεν εμποδίζεται να δηλώσει την φυσική του παρουσία στη ΓΣ (αυτοπροσώπως ή διά αντιπροσώπου) και να ψηφίσει επί των λοιπών θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Δεν εμποδίζεται, επίσης, να ασκήσει τα υπόλοιπα (πλην της ψήφου) δικαιώματά του, όπως, λ.χ., το δικαίωμα υποβολής ερωτήσεων.
Απαγόρευση Μυστικής Ψηφοφορίας
Και στην περίπτωση της εξ αποστάσεως συμμετοχής με επιστολική ψήφο, η ψηφοφορία απαιτείται να είναι φανερή. Να θυμηθούμε πως δεν επιτρέπεται μυστική ψηφοφορία όταν η ψήφος δίδεται από απόσταση (άρ. 131 §2).
Διάσταση Σχεδίου Απόφασης & Ληφθείσας Απόφασης
Πώς θα πρέπει να προσμετρηθεί, άραγε, η θετική ψήφος μετόχου στην περίπτωση που η ΓΣ λάβει, εν τέλει, διαφορετική απόφαση από αυτήν τέθηκε στη διάθεση του μετόχου και επί της οποίας ψήφισε εξ αποστάσεως;
Εφόσον η απόφαση που θα ληφθεί, τελικά, από τη ΓΣ εμπεριέχεται εννοιολογικά στο περιεχόμενο του σχεδίου απόφασης που υπερψήφισε ο μέτοχος εξ αποστάσεως, τότε η ψήφος του θα συνυπολογισθεί ως θετική και ως προς την παραλλαγμένη αυτή απόφαση. Σε διαφορετική περίπτωση, θα λογίζεται ως αρνητική. Αν μέτοχος, λ.χ., είχε εγκρίνει την αύξηση του μετοχικού κεφαλαίου σε ύψος ανώτερο εκείνου που τελικά ενέκρινε η ΓΣ, τότε η ψήφος του μετόχου θα προσμετρηθεί στις θετικές ψήφους.
Αναγκαιότητα (Ή Μη) Επανάληψης Επιστολικής Ψήφου
Επανάληψη της τυχόν παρασχεθείσας επιστολικής ψήφου δεν απαιτείται:
(α) Στην περίπτωση που η λήψη της απόφασης ΓΣ αναβλήθηκε επειδή τούτο αιτήθηκε η μειοψηφία (άρ. 141 §5). [Τούτο, καθώς η μετ’ αναβολή συζήτηση, και για την οποία ισχύει η επιστολική ψήφος, «αποτελεί συνέχιση της προηγούμενης και δεν απαιτείται επανάληψη των διατυπώσεων δημοσίευσης της πρόσκλησης»].
(β) Στην περίπτωση που η ΓΣ συγκροτηθεί σε σώμα και αποφασίσει να διακόψει τη συνεδρίαση σε επόμενο χρόνο. [Εκτός κι αν λόγω της παρόδου ικανού χρονικού διαστήματος, ώστε στο μεταξύ να μπορεί, εύλογα, να υποστηριχθεί πως μεταβλήθηκαν οι σχετικές συνθήκες].
Επανάληψη, όμως, της τυχόν παρασχεθείσας επιστολικής ψήφου θα πρέπει να κάνουμε δεκτό ότι απαιτείται:
(α) Στην περίπτωση της επαναληπτικής ΓΣ (ήτοι: στην περίπτωση που στην αρχική ΓΣ δεν επιτευχθεί η απαιτούμενη απαρτία και η ΓΣ συνέλθει εντός 20 ημερών από τη ματαίωσή της). [Να θυμηθούμε πως η επαναληπτική ΓΣ δεν αποτελεί συνέχιση της αρχικής. Είναι, αντίθετα, νέα και αυτοτελής ΓΣ].
(δ) Στην περίπτωση που μειοψηφούντες μέτοχοι αιτηθούν την εγγραφή πρόσθετων θεμάτων στην ημερήσια διάταξη της, ήδη, συγκληθείσας ΓΣ και το ΔΣ δεν προβεί στην προσθήκη τους (141 §2 in fine).
Νομική Φύση Της Επιστολικής Ψήφου
Η ψήφος από απόσταση αποτελεί απευθυντέα δήλωση βούλησης του μετόχου. Εφαρμόζονται, ως εκ τούτου, οι σχετικές, γενικές διατάξεις του ΑΚ. Αναπτύσσει, επομένως, τα αποτελέσματά της από τον χρόνο λήψης της από την ΑΕ (άρ. 167 ΑΚ), υπό την αναβλητική αίρεση της διεξαγωγής της ΓΣ.
Εφαρμόζονται, επίσης, οι διατάξεις του ΑΚ και προκειμένου να κριθεί τυχόν ελάττωμα της δήλωσης βούλησης. Τυχόν, δε, ελαττωματική (εξ αποστάσεως) ψήφος του μετόχου, μπορεί να οδηγήσει σε ακυρωσία της απόφαση της ΓΣ. Υπό την προϋπόθεση ότι η ελαττωματική ψήφος αποδείχθηκε καθοριστική για την επίτευξη απαρτίας ή/και πλειοψηφίας (άρ. 137 §5 περ. β΄).
Η (εξ αποστάσεως) ψήφος δεν αναπτύσσει τα αποτελέσματά της σε περίπτωση ανάκλησής της (άρ. 168 ΑΚ). Ανάκληση, ωστόσο, μπορεί να λάβει χώρα μόνο ταυτόχρονα ή πριν την περιέλευση της ήδη αποσταλείσας ψήφου στην ΑΕ (ανεξάρτητα από τον χρόνο γνώσης της από την τελευταία).
Σε κάθε περίπτωση, αν για τη λήψη απόφασης της ΓΣ προσμετρηθεί νομίμως ανακληθείσα, η απόφαση αυτή πάσχει ακυρωσίας (υπό τις προϋποθέσεις του άρ. 137 §5 περ. β΄).
Η επιστολική ψήφος είναι μια ακόμα, όχι πρακτικά πολύτιμη (είναι αλήθεια) ευχέρεια, που παρέχεται από τον νομοθέτη για τη διασφάλιση της συμμετοχής περισσοτέρων μετόχων στη λήψη σημαντικών εταιρικών αποφάσεων. Στην περίπτωση, πάντως, αξιοποίησής της θα πρέπει επακριβώς να λαμβάνεται υπόψη το πλαίσιο που ο νόμος και το καταστατικό θέτουν. Ενδεχόμενη, εξάλλου, παραβίασή του οδηγεί, και εδώ, σε αποφάσεις της ΓΣ ακυρώσιμες-όχι επιθυμητό, φυσικά, σε κάθε περίπτωση. Μπορούν, πάντως, στη ΓΣ να παρασταθούν και τρίτοι-μη μέτοχοι; Περί αυτών σε επόμενη αρθρογραφία μας.
Γράφει ο Σταύρος Κουμεντάκης Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm
Σημ.: Το άρθρο Γενική Συνέλευση ΑE: Συμμετοχή Με Επιστολική Ψήφο αποτελεί τμήμα ευρύτερης ενότητας αρθρογραφίας της Δικηγορικής μας Εταιρείας για τις ΑΕ. Περισσότερα σχετικά άρθρα μπορείτε να διαβάσετε στις ενότητες «Γενική Συνέλευση ΑΕ» και «Νόμος 4548/2018 Ανώνυμες Εταιρείες». Στις ενότητες αυτές επιχειρούμε την ανάλυση, άρθρο προς άρθρο-με business view, πάντα, προσέγγιση, του νόμου για τις ΑΕ και για τη Γενική Συνέλευση
Η πληροφόρηση που εμπεριέχεται στο παρόν άρθρο δεν συνιστά (ούτε και έχει σκοπό να αποτελέσει) νομική συμβουλή. Μια τέτοια νομική συμβουλή είναι δυνατό να παρασχεθεί μόνον από αρμόδιο δικηγόρο ο οποίος θα λάβει υπόψη του το σύνολο των δεδομένων που θα του εκθέσετε για την υπόθεσή σας. Διαβάστε περισσότερα περί Αποποίηση ευθύνης