Σε προηγούμενη αρθρογραφία μας, ασχοληθήκαμε με ζητήματα σχετικά με τις προϋποθέσεις έγκυρης λήψης των αποφάσεων του ΔΣ. Στο παρόν θα μας απασχολήσει η καταγραφή τους στα πρακτικά.
Πρακτικά Συνεδριάσεων & Αποφάσεων ΔΣ
Βιβλίο Πρακτικών
Όπως προβλέπεται στον νόμο, οι συζητήσεις και αποφάσεις του ΔΣ, καταχωρίζονται περιληπτικά σε ειδικό βιβλίο, το οποίο μπορεί να τηρείται και ηλεκτρονικά (άρ. 93 §1 εδ. α΄). Πρόκειται για το βιβλίο πρακτικών του ΔΣ. Σ’ αυτό καταχωρίζεται και ο κατάλογος των μελών που παρέστησαν (ή αντιπροσωπεύτηκαν) κατά την εκάστοτε συνεδρίαση του ΔΣ (άρ. 93 §1 εδ. δ΄). Το συγκεκριμένο βιβλίο συνιστά ειδικό εμπορικό βιβλίο, που τηρείται υποχρεωτικά στην έδρα της ΑΕ-όπως και τα βιβλία μετόχων και πρακτικών ΓΣ.
Το εν λόγω βιβλίο συγκαταλέγεται, ταυτόχρονα, στα πρόσθετα βιβλία ή αρχεία, τα οποία υποχρεούνται να τηρούν οντότητες, όπως οι ΑΕ, βάσει της νομοθεσίας για τα ελληνικά λογιστικά πρότυπα (ν. 4308/2014).
Η τήρηση του βιβλίου πρακτικών ΔΣ αποσκοπεί στη βέλτιστη δυνατή οργάνωση της εταιρείας. Επίσης, στη διαφάνεια των εταιρικών υποθέσεων.
Αντίστοιχο βιβλίο πρακτικών τηρείται και ως προς τις αποφάσεις της ΓΣ (άρ. 134). Μάλιστα, ο νόμος παρέχει την ευχέρεια ενιαίας τήρησης αμφότερων των βιβλίων πρακτικών του ΔΣ και της ΓΣ. Ωστόσο, η ευχέρεια αυτή αφορά, αποκλειστικά, τις ΑΕ οι μετοχές των οποίων δεν είναι εισηγμένες σε ρυθμιζόμενη αγορά (άρ. 93 §4).
Ευθύνη Τήρησης & Περιεχόμενο
Την ευθύνη τήρησης του βιβλίου πρακτικών ΔΣ φέρει ο πρόεδρος του ΔΣ.
Στο βιβλίο αυτό καταγράφονται, περιληπτικά, η (ενδεχόμενη) συζήτηση των μελών του ΔΣ, η ψηφοφορία επί των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης καθώς και (ιδίως) οι αποφάσεις που λαμβάνονται επ’ αυτών.
Ο πρόεδρος του ΔΣ δεν υποχρεούται, καταρχήν, να καταχωρίσει στα πρακτικά τη διακριτή, ατομική, γνώμη κάθε μέλους του ΔΣ. Υποχρεούται να καταχωρίσει περίληψή της, εφόσον του ζητηθεί (άρ. 93 §1 εδ. β΄). Μια τέτοια καταχώριση, ωστόσο, θα αποκτήσει ιδιαίτερη σημασία σε κάποιες ειδικές περιπτώσεις. Όταν, λ.χ., τίθενται ζητήματα έγερσης ευθύνης των μελών του ΔΣ (άρ. 102 επ.).
Δικαιούται, ωστόσο, ο πρόεδρος του ΔΣ να αρνηθεί την (διαφορετικά υποχρεωτική) καταχώριση της γνώμης του μέλους ΔΣ που το ζήτησε (άρ. 93 §1 εδ. γ΄). Τούτο είναι δυνατό να συμβεί όταν-πέραν πάσης αμφιβολίας: (α) η διατυπωθείσα γνώμη αναφέρεται σε ζητήματα προφανώς εκτός ημερήσιας διάταξης ή (β) το περιεχόμενό της αντίκειται καταφανώς στα χρηστά ήθη ή το νόμο. Τέτοια περίπτωση υφίσταται και όταν το μέλος του ΔΣ επιχειρεί να αποκαλύψει, χωρίς επαρκή αιτιολογία, επιχειρηματικά απόρρητα της εταιρείας (βλ. Αιτιολογική Έκθεση ν. 4548/2018 επί άρ. 93).
Υπογραφή Πρακτικών
Υπό το προϊσχύσαν δίκαιο (όπως ίσχυε μετά την τροποποίηση του ν. 3604/2007), τα πρακτικά υπέγραφε ο πρόεδρος του ΔΣ (ή άλλο πρόσωπο-ορισμένο από το καταστατικό). Υφίσταται, πλέον, υποχρέωση από το νόμο (αντίστοιχη με την προ του ν. 3604/2007 υφιστάμενη) για την υπογραφή των πρακτικών από όλα τα μέλη του ΔΣ, που παρέστησαν στη συνεδρίαση (άρ. 93 §2 εδ. α΄).
Ενδεχόμενη άρνηση υπογραφής από μέλος του ΔΣ μνημονεύεται στα πρακτικά, τα οποία υπογράφονται από τους λοιπούς συμβούλους (άρ. 93 §2 εδ. β΄). Παράλειψη, επομένως, υπογραφής δεν δημιουργεί ακυρότητα της σχετικής απόφασης (6884/1995 ΠολΠρωτΑθ, ΤΝΠ ΝΟΜΟΣ).
Έκδοση Αντιγράφων Πρακτικών
Αντίγραφα των πρακτικών εκδίδονται, επίσημα, από τον πρόεδρο του ΔΣ ή «άλλο πρόσωπο» που θα οριστεί. Το «άλλο πρόσωπο» ορίζεται από το καταστατικό ή απόφαση του ΔΣ και μπορεί ακόμη και τρίτος-μη μέλος του ΔΣ. Ενδεχομένως, μάλιστα, και περισσότερα του ενός πρόσωπα που θα ενεργούν μεμονωμένα ή από κοινού (άρ. 93 §2 εδ. γ΄).
Υποχρέωση επικύρωσης των ως άνω αντιγράφων (λ.χ. βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του προέδρου ή από αρμόδια Αρχή ή δικηγόρο), καταρχήν, δεν υφίσταται.
Επικύρωση, ωστόσο, θα απαιτηθεί, εφόσον πρόκειται για απόφαση του ΔΣ για τη χορήγηση πληρεξουσιότητας (άρ. 216 επ. ΑΚ, όταν ο νόμος το επιτάσσει). Στο πλαίσιο αυτό και η (ειδική) απόφαση του ΔΣ που εξουσιοδοτεί για την υποβολή εγκλήσεως, οπότε και θεωρείται κατά την νομολογία αναγκαία η θεώρηση του γνησίου της υπογραφής των παραστάντων μελών του ΔΣ από δικηγόρο.
Υποβολή Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.
Ο νόμος αξιώνει υποβολή στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. των αντιγράφων των πρακτικών ΔΣ, για τα οποία υφίσταται υποχρέωση καταχώρισης (σύμφωνα με το άρ. 12 ή άλλες διατάξεις). Η υποβολή πρέπει να λάβει χώρα εντός 20 ημερών από την αντίστοιχη συνεδρίαση του ΔΣ (άρ. 93 §3).
Οι κανόνες για τη δημοσιότητα στο ΓΕΜΗ, όσον αφορά τις ΑΕ, εντοπίζονται, γενικότερα, στα άρθρα 12-14 ν. 4548/2018, σε συνδυασμό (και) με τις διατάξεις του ν. 4919/2022. Η δημοσιότητα στο ΓΕΜΗ έχει, πάντως, δηλωτικό (και όχι συστατικό) χαρακτήρα.
Οφείλουν, μεταξύ άλλων, να δημοσιευτούν στη μερίδα της εταιρείας στο ΓΕΜΗ: (α) το πρακτικό συγκρότησης του ΔΣ σε σώμα και (β) το πρακτικό τυχόν «ανασυγκρότησής» του. Επίσης, (γ) το πρακτικό απόφασης του ΔΣ για διορισμό υποκατάστατου οργάνου (1204/2000 ΑΠ)-εύλογα, άλλωστε, δεδομένου ότι το ΔΣ χορηγεί, στην περίπτωση αυτή, οργανική εξουσία. Η ΑΕ, αντίθετα, δεν υποχρεούται σε αντίστοιχη καταχώριση, σε περίπτωση που με απόφασή του το ΔΣ παρέχει απλή εξουσία αντιπροσώπευσης (κατά τον ΑΚ).
Έννομες Συνέπειες (Μη/Πλημμελούς) Τήρησης Πρακτικών
Αποδεικτική Ισχύς
Η τήρηση του βιβλίου πρακτικών επιφορτίζεται με αποδεικτική, μόνον, ισχύ. Η εν λόγω αποδεικτική ισχύς είναι αντίστοιχη με εκείνη των λοιπών εμπορικών βιβλίων (άρ. 444 §1, 448 ΚΠολΔ): αποτελούν πλήρη απόδειξη για όσα αναγράφονται σε αυτά. Χωρεί, ωστόσο, ανταπόδειξη (448 ΚΠολΔ, 6884/1995 ΠολΠρωτΑθ). Επιπλέον, είναι δυνατό να αποτελέσουν πλήρη απόδειξη υπέρ εκείνου που τα τηρεί, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου (άρ. 445 ΚΠολΔ).
Μη/Πλημμελής Τήρηση
Το υποστατό και το έγκυρο των αποφάσεων του ΔΣ καθόλου δεν εξαρτάται από την κατάρτιση ή μη του σχετικού πρακτικού. Πολύ περισσότερο δεν επηρεάζεται από την τυχόν πλημμελή κατάρτισή του.
Συνεπώς, τυχόν παραλείψεις ή ελαττώματα αναφορικά με την τήρηση του πρακτικού δεν οδηγεί σε ακυρότητα της αντίστοιχης απόφασης του ΔΣ. Η εν λόγω απόφαση, αντίθετα, παράγει αποτελέσματα από τη στιγμή της λήψης της (286/1980 ΑΠ, ΤΝΠ ΝΟΜΟΣ).
Βάρος Απόδειξης
Η ΑΕ φέρει το βάρος απόδειξης ότι οι αποφάσεις του ΔΣ έλαβαν χώρα την ημερομηνία και ώρα που αναγράφεται στο βιβλίο πρακτικών (93 §2 εδ. δ΄). Η σχετική πρόβλεψη στοχεύει στην αποτροπή της (όχι σπάνιας στην πράξη) αλλοίωσης (ιδίως προχρονολόγησης ή μεταχρονολόγησης) των πρακτικών. Όμοια διάταξη υπάρχει και για την ΙΚΕ (άρ. 66 ν. 4072/2012) –(βλ. Αιτιολογική Έκθεση ν. 4548/2018 επί άρ. 93).
Πρακτικό «Δια Περιφοράς»
Έννοια – Σκοπός
Ο ν. 4548/2018 διατήρησε την -ήδη κατοχυρωμένη (άρ. 21 §5 κ.ν.2190/1920)- δυνατότητα λήψης αποφάσεων του ΔΣ με προσυπογραφή πρακτικού από το σύνολο των μελών του, χωρίς την πραγματοποίηση συνεδρίασης (άρ. 94). Για την ακρίβεια: η εν λόγω δυνατότητα ενισχύθηκε (βλ. Αιτιολογική Έκθεση ν. 4548/2018 επί άρθρου 94).
Διευκολύνεται, εκσυγχρονίζεται και προσαρμόζεται στις ανάγκες και ρυθμούς της εποχής η διαδικασία λήψης αποφάσεων. Δεν είναι σπάνιες, άλλωστε, οι φορές που η συνάθροιση των μελών του ΔΣ (έστω και μέσω video call) αποδεικνύεται, εκ των πραγμάτων, ιδιαίτερα δυσχερής.
Ως προς τις συνέπειες και τα αποτελέσματα, η προσυπογραφή πρακτικού ΔΣ δια περιφοράς εξομοιώνεται, από το νόμο, πλήρως με απόφαση που ελήφθη στο πλαίσιο συνεδρίασης (κατ’ άρ. 91). Πρόκειται, συνεπώς, για δύο αλληλοαποκλειόμενους μεν, καθόλα ισοδύναμους, όμως, τρόπους λήψης αποφάσεων από τη διοίκηση της ΑΕ (άρ. 94 § 1 εδ. α΄).
Σημειώνεται, επιπλέον, ότι χρήση της σχετικής ευχέρειας είναι δυνατό να κάνουν όλες οι ΑΕ (εισηγμένες και μη). Σε αντίθεση με τη δυνατότητα λήψης απόφασης δια περιφοράς από τη ΓΣ, που αφορά μόνον τις μη εισηγμένες ΑΕ (άρ. 136).
Προϋποθέσεις – Διαδικασία Λήψης Απόφασης
Μη Υποχρέωση Καταστατικής Πρόβλεψης
Σε αντίθεση με τη λήψη αποφάσεων με τηλεδιάσκεψη, η λήψη απόφασης με υπογραφή, δια περιφοράς, πρακτικού ΔΣ παρέχεται από τον νόμο˙ δεν απαιτεί καταστατική πρόβλεψη (8064/2017 ΠολΠρωτΘεσσ, ΤΝΠ ΝΟΜΟΣ). H πρόταση αξιοποίησής της ανήκει στη διακριτική ευχέρεια κάθε μέλους. Συνήθως: του προέδρου.
Απουσία Συνεδρίασης
Εννοιολογικό γνώρισμα της, με τον παραπάνω τρόπο, λήψης αποφάσεων είναι η μη συντέλεση συνεδρίασης, δια ζώσης, των μελών του ΔΣ. Αντίθετα, η τυχόν απόφαση λαμβάνεται με προσυπογραφή του πρακτικού από όλα τα μέλη. Η αποτύπωση (και η λήψη), συγκεκριμένα, της σχετικής απόφασης σε πρακτικό δια περιφοράς γίνεται με τρόπο και τύπο απλό-πλην όμως αναγκαίο.
Υπογραφή Πρακτικού
Τα μέλη του ΔΣ (ή/και οι αντιπρόσωποί τους) υπογράφουν διαδοχικά το πρακτικό δια περιφοράς. Πού βρίσκεται καθένας από αυτούς δεν ενδιαφέρει. Η υπογραφή του πρακτικού από όλα, ανεξαιρέτως, τα μέλη επιτελεί διττό σκοπό:
(α) Εκπληρώνεται αναγκαία προϋπόθεση για τη λήψη απόφασης (άρ. 94 §1 εδ. γ): τυχόν μη υπογραφή εκ μέρους έστω και ενός συμβούλου καθιστά τη σχετική απόφαση ανυπόστατη, που δεν παράγει έννομες συνέπειες (549/2016 ΕφΘεσσ, ΤΝΠ ΝΟΜΟΣ).
(β) Δηλώνεται, ταυτόχρονα, η ψήφος των μελών (ή ακόμη, η αποχή τους από την ψηφοφορία) ως προς το εκάστοτε θέμα. Η απόφαση, επομένως, μολονότι υπογράφεται υποχρεωτικά από όλους, είναι ενδεχόμενο να μην λαμβάνεται ομόφωνα και παμψηφεί. Για τον λόγο αυτό, άλλωστε, ο νόμος κάνει λόγο για αποτύπωση στο πρακτικό της πλειοψηφικής απόφασης των μελών του ΔΣ (άρ. 94 § 1 εδ. β΄). Την απόφαση συνιστά, για την ακρίβεια, κάποιο προδιατυπωμένο (ως προς το περιεχόμενό του) πρακτικό. Το τελευταίο αποτελεί, συνήθως, το αποτέλεσμα μερικότερων προηγούμενων -άτυπων- συνεννοήσεων μεταξύ των μελών του ΔΣ της ΑΕ.
Καταχώριση Στο Βιβλίο Πρακτικών ΔΣ
Υποχρέωση τήρησης διατυπώσεων πρόσκλησης και γνωστοποίησης θεμάτων ημερήσιας διάταξης δεν νοείται στη δια περιφοράς λήψη απόφασης. Ωστόσο, το σχετικό πρακτικό καταχωρίζεται στο ως άνω ειδικό βιβλίο πρακτικών των συνεδριάσεων και αποφάσεων του ΔΣ (άρ. 94 §3).
Χρήση E-mail Ή Άλλων Ηλεκτρονικών Μέσων
Όπως προβλέπεται ρητά, η υπογραφή των συμβούλων (ή των αντιπροσώπων τους) είναι δυνατό να αντικατασταθεί με ηλεκτρονικά μέσα. Ενδεικτικά, μέσω αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προϋποτίθεται, όμως, σχετική καταστατική πρόβλεψη (άρ. 94 §2).
Στα πρακτικά του ΔΣ αποτυπώνονται οι αποφάσεις και, ενδεχομένως, οι σχετικές επ’ αυτών συζητήσεις μεταξύ των μελών του ΔΣ. Και, μολονότι οι αποφάσεις ισχύουν από τη λήψη τους, γίνεται εύκολα αντιληπτή η σημασία και αξία των πρακτικών. Σοβαρά θέματα, όπως η νομιμοποίηση της ΑΕ για σημαντικές συναλλαγές, για την υποβολή εγκλήσεων για σημαντικές ποινικές διαδικασίες προκύπτουν από τις διατυπώσεις τους. Από τα πρακτικά επίσης θα προκύψουν και θέματα ευθύνης των μελών του ΔΣ καθώς και οι γνώμες που διατύπωσαν-απαλλακτικές ή επιβαρυντικές, ενδεχομένως, για τα ίδια. Η σύνταξη, επομένως, ενός πρακτικού δεν μπορεί (και δεν πρέπει) να αντιμετωπίζεται ως «τυπική» διαδικασία-ιδίως όταν στο ΔΣ εκπροσωπούνται αντιτιθέμενα συμφέροντα ή στο μετοχικό σχήμα διαφορετικές «φατρίες». Από τα πρακτικά, τέλος, θα προκύψουν και οι, ενδεχομένως, ελαττωματικές αποφάσεις του ΔΣ για τις οποίες, όμως, επόμενη αρθρογραφία μας.-
Σταύρος Κουμεντάκης
Managing Partner
Υ.Γ. Συνοπτική έκδοση του άρθρου δημοσιεύτηκε στην Εφημερίδα ΜΑΚΕΔΟΝΙΑ, στις 12 Φεβρουαρίου 2023.
Η πληροφόρηση που εμπεριέχεται στο παρόν άρθρο δεν συνιστά (ούτε και έχει σκοπό να αποτελέσει) νομική συμβουλή. Μια τέτοια νομική συμβουλή είναι δυνατό να παρασχεθεί μόνον από αρμόδιο δικηγόρο ο οποίος θα λάβει υπόψη του το σύνολο των δεδομένων που θα του εκθέσετε για την υπόθεσή σας. Αναλυτικά.