Γενική Συνέλευση ΑΕ: Πρακτικά (αρ. 134, ν. 4548/18): Η Γενική Συνέλευση ως ανώτατο όργανο της ΑΕ, συνεδριάζει και αποφασίζει για πλήθος, αυξημένης σημασία και βαρύτητας, ζητημάτων. Οι εν λόγω συζητήσεις και αποφάσεις της αποτυπώνονται στα πρακτικά, που πρέπει να τηρούνται. Περί αυτών το παρόν.
Πρακτικά ΓΣ: Περιεχόμενο, Σημασία, Υποχρέωση Τήρησης & Παράβαση
Ο νομοθέτης προβλέπει ότι οι συζητήσεις και αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη ΓΣ καταχωρίζονται σε περίληψη σε ειδικό βιβλίο πρακτικών (άρ. 134 §1 εδ. α΄).
Τυχόν μη τήρηση (των αποδεικτικού χαρακτήρα) πρακτικών ΓΣ ή μη καταχώρισή τους στο συγκεκριμένο ειδικό βιβλίο δεν επιδρά, καταρχήν, στο κύρος των αποφάσεων της ΓΣ. Τυχόν απόφαση ΓΣ δεν μπορεί να ακυρωθεί εξαιτίας ανακρίβειας, αοριστίας ή πλημμελειών τήρησης του σχετικού πρακτικού˙ εκτός κι αν για τέτοιους λόγους δεν είναι δυνατόν να διαγνωσθεί το περιεχόμενο της απόφασης (άρ. 137 §5 περ. γ΄).
Στο βιβλίο πρακτικών καταχωρίζεται (εκτός από όσα έχουν λάβει χώρα κατά τη ΓΣ) και κατάλογος των μετόχων που παραστάθηκαν ή αντιπροσωπεύθηκαν σ’ εκείνη (άρ. 134 §1 εδ. β΄). Η σημασία του συγκεκριμένου καταλόγου είναι αυξημένη. Και τούτο, καθώς μέσω αυτού είναι δυνατή η διακρίβωση εκείνων που, στ’ αλήθεια, συμμετείχαν στη ΓΣ και κατά συνέπεια, ο έλεγχος: (α) του δικαιώματος συμμετοχής και ψήφου, (β) των κατά περίπτωση απαιτούμενων ποσοστών απαρτίας και πλειοψηφίας για λήψη αποφάσεων και (γ), κατά συνέπεια, του κύρους της εκάστοτε απόφασης της ΓΣ.
Με (προφορική ή γραπτή) αίτηση μετόχου ο Πρόεδρος της ΓΣ υποχρεούται να καταχωρίσει στα πρακτικά περίληψη της γνώμης του (άρ. 134 §1 εδ. γ΄). Ο Πρόεδρος, ωστόσο, της ΓΣ δικαιούται να αρνηθεί την καταχώριση γνώμης, αν αυτή αναφέρεται σε ζητήματα προφανώς εκτός ημερήσιας διάταξης ή το περιεχόμενό της αντίκειται καταφανώς στα χρηστά ήθη ή το νόμο (άρ. 134 §1 εδ. δ΄). Τυχόν αυθαίρετη άρνηση του Προέδρου της ΓΣ γεννά, ενδεχομένως, αξιώσεις αποζημίωσης σε βάρος του, δεν επηρεάζει όμως το κύρος της σχετικής απόφασης της ΓΣ.
Ο νόμος δεν αξιώνει την καταγραφή του χρόνου και του τόπου της συνεδρίασης της ΓΣ. Αυτονοήτως, όμως και θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται, για λόγους ελέγχου του κύρους της απόφασης της ΓΣ. Σε κάθε περίπτωση, η ΑΕ φέρει το βάρος απόδειξης ότι οι αποφάσεις της ΓΣ έλαβαν χώρα στον τόπο και κατά την ημερομηνία & ώρα που αναγράφονται στο βιβλίο πρακτικών (άρ. 134 §3). Σκοπός του σχετικού αποδεικτικού βάρους για την ΑΕ είναι η αποτροπή αλλοίωσης (ιδίως προχρονολόγησης ή μεταχρονολόγησης) των πρακτικών (βλ. σχετικά, Αιτιολογική Έκθεση ν. 4548/2018 επί του άρ. 134).
Υποβολή & Καταχώριση Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.
Υποχρέωση Υποβολής Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.
Αντίγραφα κάποιων από τα πρακτικά των συνεδριάσεων της ΓΣ οφείλουν υποβάλλονται στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. (σύμφωνα με την §3 του άρ. 93 -άρ. 134 §1 in fine). Η σχετική υποχρέωση δεν αφορά, όμως, στο σύνολο των πρακτικών της ΓΣ.
Κατά τον νόμο (άρ. 12 ν. 4548/2018), σε δημοσιότητα υποβάλλονται, μεταξύ άλλων, οι εξής πράξεις και στοιχεία: (α) ιδρυτικές πράξεις των ΑΕ με το καταστατικό, (β) αποφάσεις για τροποποίηση του καταστατικού με την εγκριτική απόφαση της Διοίκησης, όπου απαιτείται, καθώς και ολόκληρο το νέο κείμενο του καταστατικού μαζί με τις τροποποιήσεις του, (γ) ο διορισμός και η για οποιοδήποτε λόγο παύση, με τα στοιχεία ταυτότητας, των προσώπων που ασκούν τη διαχείριση της εταιρείας, έχουν την εξουσία να την εκπροσωπούν από κοινού ή μεμονωμένα, είναι αρμόδια να ασκούν τον τακτικό της έλεγχο, (δ) κάθε απόφαση για τακτική ή έκτακτη αύξηση ή μείωση του κεφαλαίου της εταιρείας (και οι λοιπές πράξεις και στοιχεία που απαριθμούνται στην οικεία διάταξη).
Στις ανωτέρω περιπτώσεις (ή, όποτε άλλοτε ο νόμος ορίζει), αντίγραφα των σχετικών πρακτικών των αρμοδίων οργάνων (βεβαίως και της τυχόν εμπλεκόμενης ΓΣ) οφείλει να κατατεθεί στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., μέσα σε προθεσμία είκοσι ημερών από τη συνεδρίασή τους (άρ. 93 §3 σε συνδυασμό με άρ. 134 §1 in fine).
Αποτελέσματα (Μη) Καταχώρισης Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.
Η δημοσίευση στο Γ.Ε.ΜΗ. συγκεκριμένων αποφάσεων της ΓΣ είναι υποχρεωτική, προκειμένου να επέλθουν τα αποτελέσματά τους (:συστατική δημοσιότητα-άρ. 18 ν. 4919/2022). Εφόσον δεν τηρηθεί, στις συγκεκριμένες αποφάσεις, η υποχρέωση δημοσιότητας, η ΑΕ δεν μπορεί να αντιτάξει στους τρίτους τις πράξεις και τα στοιχεία για τα οποία αυτή δεν τηρήθηκε-εκτός κι αν αποδείξει ότι οι τρίτοι τα γνώριζαν (άρ. 19 §1 ν. 4919/2022).
Σε περίπτωση ασυμφωνίας του κειμένου που δημοσιεύτηκε με το περιεχόμενο της πράξης ή του στοιχείου που έχει καταχωρισθεί στο Γ.Ε.ΜΗ., οι ΑΕ δεν μπορούν να αντιτάξουν στους τρίτους το περιεχόμενο του κειμένου που δημοσιεύτηκε. Οι τρίτοι μπορούν να επικαλεστούν το στοιχείο που δημοσιεύτηκε, εκτός αν οι ΑΕ αποδείξουν ότι οι τρίτοι γνώριζαν το περιεχόμενο του κειμένου που καταχωρίστηκε στο Γ.Ε.ΜΗ. (άρ. 19 §2 ν. 4919/2022).
Στο ως άνω πλαίσιο, οι τρίτοι μπορούν να επικαλούνται πράξεις ή στοιχεία για τα οποία δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί οι διατυπώσεις δημοσιότητας. Τούτο, εφόσον η έλλειψη δημοσιότητας δεν καθιστά τις πράξεις ή τα στοιχεία ανίσχυρα (άρ. 19 §3 ν. 4919/2022).
Για την έναρξη τυχόν αποσβεστικών προθεσμιών, σε περίπτωση διάστασης μεταξύ της ημέρας καταχώρισης και της ημέρας δημοσίευσης, λαμβάνεται υπόψη η τελευταία (άρ. 19 §4 ν. 4919/2022).
Αποδεικτική Δύναμη Των Πρακτικών
Τα πρακτικά της ΓΣ συνιστούν για την ΑΕ τρόπο απόδειξης όσων έλαβαν χώρα κατά τη συνεδρίασή της (ενδ.: συζήτηση, διατυπωθείσες θέσεις συμμετεχόντων, ψηφοφορία και απόφαση). Το σχετικό βιβλίο, αποτελεί -κατά τον ΚΠολΔ- ιδιωτικό έγγραφο. Σχετικά με την αποδεικτική του ισχύ εφαρμόζονται όσα ο νόμος ορίζει (άρ. 432 επ. ΚΠολΔ). Τα πρακτικά, επομένως, θεωρούνται (μέχρι την τυχόν αμφισβήτησή τους) γνήσια και εξοπλίζονται με πλήρη αποδεικτική ισχύ ως προς το περιεχόμενο και την πληρότητά τους.
Για την απόδειξη τυχόν αναλήθειας των πρακτικών είναι δυνατή η επίκληση μαρτύρων από τους μετόχους και τρίτους που φέρουν το σχετικό δικαίωμα.
Υπογραφή Πρακτικών
Οι παριστάμενοι στη ΓΣ μέτοχοι (δέον να) καταγράφονται στα πρακτικά της. Η υπογραφή των πρακτικών της ΓΣ από το σύνολό τους μοιάζει μεν ασφαλής ενίοτε, όμως, ανέφικτη επιλογή (ιδίως επί πολυμετοχικών ΑΕ). Ο νόμος, εξάλλου, σιωπά αναφορικά με τα πρόσωπα που οφείλουν να τα υπογράψουν. Συνήθης είναι η πρακτική να υπογράφονται από τον Πρόεδρο, μόνον, της ΓΣ και τον γραμματέα της (εφόσον υφίσταται). Είναι, όμως, ανεκτή (μολονότι πολυεπίπεδα επικίνδυνη) τυχόν καταστατική αξίωση για υπογραφή των πρακτικών της ΓΣ από το σύνολο των παρισταμένων μετόχων.
Για την υπογραφή/θεώρηση των αντιγράφων πρακτικών της ΓΣ, δεν υφίσταται αντίστοιχη πρόβλεψη με αυτή των αντιγράφων των πρακτικών ΔΣ (άρ. 93 §2 εδ. γ΄). Υποστηρίζεται, και ορθά, ότι πρέπει αναλογικά να ισχύει ότι και για τα τελευταία. Επομένως, αντίγραφα (και) των πρακτικών ΓΣ εκδίδονται από τον πρόεδρο του ΔΣ ή άλλο πρόσωπο που ορίζεται προς τούτο από το καταστατικό ή από το ΔΣ, χωρίς να απαιτείται άλλη επικύρωσή τους. Τούτο (και ορθά), έχει επικρατήσει σε πρακτικό επίπεδο.
Αντίγραφα Πρακτικών: Χορήγηση Σε Μετόχους
Η ΑΕ υποχρεούται να χορηγεί στους μετόχους της, ύστερα από προφορική ή γραπτή (:προτιμητέα) αίτησή τους, αντίγραφα των πρακτικών των ΓΣ (άρ. 134 §2 εδ. α΄). Σχετικό δικαίωμα διαθέτουν όλοι οι μέτοχοι. Και τούτο, γιατί απορρέει από το δικαίωμα πληροφόρησης και, συνεπώς, από την ίδια την μετοχική ιδιότητα.
Είναι, ενδεχόμενο, να αρνηθεί η ΑΕ την χορήγηση των αιτηθέντων αντιγράφων πρακτικών. Οι μέτοχοι, στην περίπτωση αυτή, δικαιούνται δικαστικά να τα αξιώσουν. Ωστόσο, σε περίπτωση που πρόκειται για πρακτικά καταχωριστέα στο Γ.Ε.ΜΗ.:
(α) Οι μέτοχοι που παραστάθηκαν (αυτοπροσώπως ή διά αντιπροσώπου στη ΓΣ) μπορούν να απευθυνθούν στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. (όπου τηρείται ο φάκελος της ΑΕ). Η τελευταία, υποχρεούται να τους χορηγήσει τα αιτούμενα αντίγραφα (άρ. 134 §2 εδ. β΄).
(β) Οι μέτοχοι, όμως, που δεν παραστάθηκαν στη ΓΣ για την οποία αιτούνται αντίγραφα πρακτικών καθώς και οι τρίτοι, οι οποίοι έχουν έννομο συμφέρον (λ.χ. αντισυμβαλλόμενοι της ΑΕ) δικαιούνται, επίσης, να απευθυνθούν στο Γ.Ε.ΜΗ. και να λάβουν αντίγραφα τους. Σε ενδεχόμενη, όμως, άρνησής του-στην περίπτωση αυτή, δικαιούνται να προστρέξουν σε εισαγγελική παραγγελία (άρ. 134 §2 εδ. γ΄).
Σε κάθε περίπτωση, πάντως, οι μέτοχοι οφείλουν να αποδείξουν ότι αιτήθηκαν αντίγραφα πρακτικών από την ΑΕ και η τελευταία αρνήθηκε τη χορήγησή τους.
Να σημειωθεί, εκ περισσού, ότι κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να λάβει, αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή, πιστοποιητικά, αντίγραφα ή αποσπάσματα των πράξεων και στοιχείων που εμφανίζονται στον φάκελο των υπόχρεων, κατόπιν (ηλεκτρονικής) αίτησης στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. Με τον ίδιο τρόπο οποιοσδήποτε έχει έννομο συμφέρον μπορεί να ζητήσει αντίγραφα, αποσπάσματα ή πιστοποιητικά των πράξεων και στοιχείων που τηρούνται στον φάκελο και δεν δημοσιεύονται στον διαδικτυακό τόπο του Γ.Ε.ΜΗ. Το Γ.Ε.ΜΗ., όμως, δεν έχει υποχρέωση χορήγησης αντιγράφων για πράξεις και στοιχεία από τον φάκελο του υπόχρεου τα οποία έχουν υποβληθεί σε έγχαρτη μορφή πριν από την 31η.12.2006 (άρ. 46 §3 ν. 4919/2022).
Αντίγραφα Πρακτικών & Αποσβεστικές Προθεσμίες
Η χορήγηση αντιγράφων πρακτικών ΓΣ στους μετόχους είναι δυνατό να συναρτάται όχι μόνο με το δικαίωμα πληροφόρησής τους αλλά και με σημαντικές, κάποιες φορές, αποσβεστικές προθεσμίες (ενδ. για την δυνητική προσβολή αποφάσεων της ΓΣ ως ακυρώσιμων ή άκυρων).
Υφίσταται, στο πλαίσιο αυτό, αποσβεστική προθεσμία τεσσάρων μηνών για την άσκηση διαπλαστικής αγωγής ακύρωσης απόφασης ΓΣ (άρ. 137 §8). Επίσης, ενός έτους για την προβολή ακυρότητας απόφασης ΓΣ και την έγερση αποζημιωτικής φύσης αξιώσεων (άρ. 138 §§ 4 και 5). Οι συγκεκριμένες, όμως, αποσβεστικές προθεσμίες δεν συμπληρώνονται (και ορθά) πριν από την πάροδο μηνός από τη χορήγηση στο μέτοχο του πρακτικού, όπου έχει καταχωρισθεί η ακυρώσιμη ή η άκυρη (αντίστοιχα) απόφαση, με την προϋπόθεση ότι ο μέτοχος ζήτησε το πρακτικό μέσα στην τιθέμενη προθεσμία (άρ. 134 §2 εδ. δ΄).
Μοιάζει περισσότερο από προφανής η υποχρέωση για απόλυτη συμμόρφωση της ΑΕ και των οργάνων της, με όσα ο νόμος και το καταστατικό αξιώνουν για τη συνεδρίαση της ΓΣ καθώς και για την, από μέρους της, λήψη αποφάσεων. Ως απολύτως προφανής προβάλλει, κατά λογική ακολουθία, και η δυνατότητα απόδειξης της εν λόγω συμμόρφωσης˙ προεχόντως, από τα πρακτικά της. Δεν είναι, επομένως, υπερβολικό να υπογραμμιστεί πως τα πρακτικά της ΓΣ με περισσή προσοχή και ιδιαίτερη μέριμνα θα πρέπει να συντάσσονται. Θα καταστεί, με τον τρόπο αυτό, ευκολότερη η διαχείριση και αντίκρουση κακόπιστων αιτιάσεων. Βεβαίως και η υπεράσπιση των θέσεων της ΑΕ έναντι προβαλλόμενων ακυρωσιών και ακυροτήτων. Για τις τελευταίες, πάντως, σε επόμενη αρθρογραφία μας.-
Γράφει ο Σταύρος Κουμεντάκης Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm
Σημ.: Το άρθρο Γενική Συνέλευση ΑΕ: Πρακτικά αποτελεί τμήμα ευρύτερης ενότητας αρθρογραφίας της Δικηγορικής μας Εταιρείας για τις ΑΕ. Περισσότερα σχετικά άρθρα μπορείτε να διαβάσετε στις ενότητες «Γενική Συνέλευση ΑΕ», «Νόμος 4548/2018 Ανώνυμες Εταιρείες» και «Μετοχές και μέτοχοι ΑΕ» .Στις ενότητες αυτές επιχειρούμε την ανάλυση, άρθρο προς άρθρο-με business view, πάντα, προσέγγιση, του νόμου για τις ΑΕ και για τη Γενική Συνέλευση
Η πληροφόρηση που εμπεριέχεται στο παρόν άρθρο δεν συνιστά (ούτε και έχει σκοπό να αποτελέσει) νομική συμβουλή. Μια τέτοια νομική συμβουλή είναι δυνατό να παρασχεθεί μόνον από αρμόδιο δικηγόρο ο οποίος θα λάβει υπόψη του το σύνολο των δεδομένων που θα του εκθέσετε για την υπόθεσή σας. Διαβάστε περισσότερα περί Αποποίηση ευθύνης