Συγχώνευση και διαφάνεια: η διαθεσιμότητα των εγγράφων
Σε συνέχεια της προηγούμενης αρθρογραφίας μας για τον ρόλο των εμπειρογνωμόνων στη συγχώνευση μας απασχολεί, εδώ, ένα πρακτικό (όχι όμως ασήμαντο) ζήτημα. Πρόκειται για τη διαθεσιμότητα των κρίσιμων εγγράφων της συγχώνευσης προς τους μετόχους ή εταίρους κάθε συγχωνευόμενης εταιρείας. Η σχετική ρύθμιση του νόμου (άρ. 11 ν. 4601/2019) δεν λειτουργεί ως απλή τυπική υποχρέωση. Συγκροτεί, αντίθετα, βασικό μηχανισμό διαφάνειας, ελέγχου και εταιρικής λογοδοσίας πριν από την έγκριση του μετασχηματισμού.
Σκοπός της διάθεσης των εγγράφων
Η υποχρέωση διάθεσης των εγγράφων εισάγει ειδικό ατομικό δικαίωμα πληροφόρησης υπέρ των μετόχων ή εταίρων των συγχωνευόμενων εταιρειών. Το δικαίωμα αυτό προηγείται της λήψης απόφασης και αποσκοπεί στην ουσιαστική αξιολόγηση της προτεινόμενης συγχώνευσης και των όρων της. Ο μέτοχος ή εταίρος δεν καλείται να εγκρίνει απλώς ένα σχέδιο που έχει ήδη διαμορφωθεί. Καλείται να σταθμίσει την οικονομική, νομική και επιχειρησιακή επίπτωση της συγχώνευσης με επαρκή γνώση του συνόλου των δεδομένων.
Η ρύθμιση υπηρετεί, κατά κύριο λόγο, την προστασία της μειοψηφίας, χωρίς να εξαντλείται σε αυτή. Ενισχύει την εμπιστοσύνη στη διαδικασία και περιορίζει τον κίνδυνο αιφνιδιασμού κατά το στάδιο της συνέλευσης των μετόχων ή εταίρων. Παράλληλα, υποχρεώνει τη διοίκηση να οργανώσει εγκαίρως τον φάκελο της συγχώνευσης με πληρότητα και συνέπεια. Για τους επιχειρηματίες και τα ανώτερα στελέχη, η ορθή προετοιμασία του φακέλου αποτελεί ζήτημα εταιρικής διακυβέρνησης και συναλλακτικής ασφάλειας.
Αντικείμενο πληροφόρησης
Η πληροφόρηση παρέχεται με τη θέση συγκεκριμένων εγγράφων στη διάθεση των δικαιούχων. Τα έγγραφα αυτά πρέπει να είναι διαθέσιμα στην καταστατική έδρα των συγχωνευόμενων εταιρειών ή με ηλεκτρονικά μέσα. Η πρόσβαση περιλαμβάνει τη δυνατότητα μελέτης καθώς και τη λήψη πλήρων αντιγράφων ή αποσπασμάτων τους.
Στον πυρήνα του φακέλου περιλαμβάνεται το σχέδιο σύμβασης συγχώνευσης, το οποίο αποτυπώνει τους βασικούς της όρους. Περιλαμβάνονται επίσης οι ετήσιες χρηματοοικονομικές καταστάσεις και οι εκθέσεις διαχείρισης των τριών τελευταίων ετών. Ιδιαίτερη σημασία έχουν η έκθεση των διοικητικών οργάνων, όπου συντάσσεται καθώς και η έκθεση των εμπειρογνωμόνων. Τα έγγραφα αυτά επιτρέπουν την αξιολόγηση της σχέσης ανταλλαγής, των εταιρικών συνεπειών και των κρίσιμων παραδοχών.
Η απαρίθμηση του νόμου δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται μηχανιστικά. Αν ένα πρόσθετο έγγραφο αποδεικνύεται ουσιώδες ή σημαντικό για τη διαμόρφωση τεκμηριωμένης γνώμης σε κάποια περίπτωση, η διάθεσή του μπορεί να καταστεί επιβεβλημένη. Τέτοια περίπτωση μπορεί να συντρέχει όταν υπάρχουν ενδιάμεσες συναλλαγές μεγάλης αξίας ή σημαντικές μεταβολές χρηματοδότησης. Το ίδιο ισχύει όταν ο μετασχηματισμός συνδέεται με νέα δανειακή σύμβαση ή με αναδιάρθρωση ομίλου.
Επίκαιρη λογιστική κατάσταση
Κεντρική θέση στον φάκελο της συγχώνευσης και των διαθέσιμων εγγράφων καταλαμβάνει η λογιστική κατάσταση, όταν αυτή απαιτείται. Η λειτουργία της είναι να επικαιροποιεί την οικονομική εικόνα των εταιρειών πριν από τη λήψη απόφασης. Περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον ισολογισμό, κατάσταση αποτελεσμάτων και περίληψη των λογιστικών μεθόδων που χρησιμοποιήθηκαν. Με τον τρόπο αυτό, οι δικαιούχοι αποκτούν εικόνα εγγύτερα στον χρόνο της συγχώνευσης.
Η κατάρτιση λογιστικής κατάστασης απαιτείται όταν οι τελευταίες ετήσιες χρηματοοικονομικές καταστάσεις αφορούν χρήση που έχει λήξει τουλάχιστον έξι μήνες πριν από το σχέδιο. Κρίσιμος χρόνος θεωρείται η ημερομηνία του σχεδίου σύμβασης συγχώνευσης και όχι η μεταγενέστερη εγκριτική απόφαση. Επιπλέον, η ανάγκη επικαιροποίησης μπορεί να ανακύψει και πριν από την παρέλευση του εξαμήνου. Αυτό συμβαίνει όταν έχει μεσολαβήσει ουσιώδης μεταβολή της λογιστικής εικόνας της εταιρείας.
Η ημερομηνία αναφοράς δεν μπορεί να απέχει περισσότερο από τρεις μήνες από την ημερομηνία του σχεδίου. Η απαίτηση αυτή αποτρέπει τη χρήση παρωχημένων οικονομικών στοιχείων σε μια πράξη υψηλής εταιρικής σημασίας. Για τη διοίκηση, η λογιστική κατάσταση δεν είναι απλό παράρτημα του φακέλου. Αποτελεί κρίσιμο εργαλείο τεκμηρίωσης, ιδίως όταν η συγχώνευση αξιολογείται από τράπεζες, επενδυτές ή συμβούλους.
Ο νόμος προβλέπει δύο βασικές εξαιρέσεις από την υποχρέωση σύνταξης λογιστικής κατάστασης. Η πρώτη αφορά εταιρείες που δημοσιεύουν εξαμηνιαία οικονομική έκθεση λόγω εισαγωγής κινητών αξιών σε οργανωμένη αγορά ή Πολυμερή Μηχανισμό Διαπραγμάτευσης. Η δεύτερη προϋποθέτει συμφωνία όλων των μετόχων ή εταίρων και των κατόχων τίτλων με δικαίωμα ψήφου. Η παραίτηση αυτή πρέπει να είναι σαφής.
Τρόπος λήψης πληροφόρησης
Ο μηχανισμός πληροφόρησης βασίζεται σε εύκολη, δωρεάν και πρακτικά αξιοποιήσιμη πρόσβαση. Τα έγγραφα διατίθενται στην έδρα κάθε συγχωνευόμενης εταιρείας για το προβλεπόμενο χρονικό διάστημα. Κάθε μέτοχος ή εταίρος μπορεί να ζητήσει αντίγραφα ή αποσπάσματα με απλή αίτηση. Η χορήγηση πραγματοποιείται χωρίς επιβάρυνση του δικαιούχου, στοιχείο που ενισχύει τον προστατευτικό χαρακτήρα της διάταξης.
Η ηλεκτρονική διαβίβαση έχει ιδιαίτερη πρακτική αξία σε ομίλους ή εταιρείες με ευρεία μετοχική βάση. Εφόσον υπάρχει συγκατάθεση για χρήση ηλεκτρονικών μέσων, τα αντίγραφα μπορούν να αποσταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εναλλακτικά, η εταιρεία μπορεί να αναρτήσει τα έγγραφα στην ιστοσελίδα της για το αντίστοιχο χρονικό διάστημα. Η ανάρτηση πρέπει να επιτρέπει μεταφόρτωση και εκτύπωση, ώστε η πρόσβαση να μην είναι προσχηματική.
Η τεχνική οργάνωση της πρόσβασης χρειάζεται προσοχή. Η εταιρεία πρέπει να διασφαλίζει την ακεραιότητα των αρχείων, τη σταθερότητα των συνδέσμων και την ταυτοποίηση της έκδοσης κάθε εγγράφου. Μια πρακτική λύση είναι η δημιουργία ηλεκτρονικού φακέλου με ευρετήριο και ημερομηνία ανάρτησης. Η λύση αυτή περιορίζει αμφισβητήσεις για το τι ήταν πραγματικά διαθέσιμο και πότε κατέστη αληθινά προσβάσιμο.
Στην πράξη, χρήσιμη είναι και η τήρηση εσωτερικού πίνακα ελέγχου από τη διοίκηση ή/και τους συμβούλους της εταιρείας. Ο πίνακας μπορεί να περιλαμβάνει το είδος κάθε εγγράφου, την ημερομηνία ολοκλήρωσης και τον τρόπο και χρόνο διάθεσής του. Μπορεί επίσης να αναφέρει ποιος ενέκρινε την ανάρτηση και ποιος χειρίστηκε αιτήματα αντιγράφων. Η οργάνωση αυτή δεν επιβάλλεται ρητά ως τύπος, αλλά ενισχύει την αποδεικτική θέση της εταιρείας-εφόσον απαιτείτο η απόδειξή της. Σε περίοδο αυξημένης συναλλακτικής πίεσης, ένα τέτοιο εργαλείο μειώνει τον κίνδυνο παραλείψεων.
Διάρκεια άσκησης του δικαιώματος πρόσβασης
Η διάρκεια πρόσβασης στα ανωτέρω έγγραφα διαφοροποιείται ανάλογα με τον εταιρικό τύπο. Στις προσωπικές εταιρείες, το δικαίωμα ασκείται για περίοδο που αρχίζει τουλάχιστον δέκα ημέρες πριν από την απόφαση της συγχώνευσης. Στις ανώνυμες εταιρείες, η πρόσβαση αρχίζει τουλάχιστον έναν μήνα πριν από τη γενική συνέλευση των μετόχων της με το συγκεκριμένο αντικείμενο. Στις εταιρείες περιορισμένης ευθύνης και στις ιδιωτικές κεφαλαιουχικές εταιρείες, η περίοδος αρχίζει τουλάχιστον δέκα ημέρες πριν από τη συνέλευση των εταίρων τους.
Οι προθεσμίες αυτές πρέπει να υπολογίζονται με ασφάλεια και χωρίς οριακές επιλογές. Για τη διοίκηση, η συμμόρφωση δεν εξαντλείται στην τελευταία ημέρα της προθεσμίας. Απαιτείται συνεχής διαθεσιμότητα σε όλο το προβλεπόμενο διάστημα και μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας έγκρισης. Σε συναλλαγές με αυξημένη πολυπλοκότητα, η έγκαιρη διάθεση λειτουργεί και ως εργαλείο αποτροπής αντιρρήσεων και δικαστικών διενέξεων.
Έννομες συνέπειες παράβασης
Η παράβαση της υποχρέωσης διάθεσης μπορεί να θεμελιώσει ευθύνη των μελών της διοίκησης ή των διαχειριστών. Για την ευθύνη απαιτείται ζημία και αιτιώδης σύνδεσμος με την ελλιπή πληροφόρηση. Δεν αρκεί κάθε μικρή διαδικαστική πλημμέλεια για να ανατραπεί ο μετασχηματισμός. Αν η πρόσβαση παρέμεινε ουσιαστικά εφικτή, απαιτείται στάθμιση μεταξύ προστασίας του δικαιώματος και ασφάλειας της συναλλαγής.
Η πρακτική σημασία της διάταξης αναδεικνύεται στον προληπτικό έλεγχο νομιμότητας. Αν η παράβαση παραμένει μη θεραπευμένη κατά τον έλεγχο, η αρμόδια αρχή μπορεί να μην προχωρήσει στη δημοσιότητα. Η εταιρεία οφείλει επομένως να διατηρεί αποδεικτικά διάθεσης, αιτήσεων, αποστολών και αναρτήσεων. Η τήρηση μιας καθαρής διαδρομής ελέγχου προστατεύει τόσο τη διοίκηση όσο και το κύρος της συγχώνευσης.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται όταν ο μέτοχος ή εταίρος υποστηρίζει ότι η πληροφόρηση ήταν αποσπασματική. Κάθε συγχωνευόμενη εταιρεία πρέπει να μπορεί να αποδείξει όχι μόνο ότι τα έγγραφα υπήρχαν αλλά και ότι ήταν πράγματι προσβάσιμα. Για τον λόγο αυτό, τα αποδεικτικά πρόσβασης έχουν σημασία ανάλογη με το ίδιο το περιεχόμενο των εγγράφων. Η παράλειψη τεκμηρίωσης μπορεί να μετατρέψει μια θεραπεύσιμη ατέλεια σε σοβαρή (δια)δικαστική αμφισβήτηση.
Η διαθεσιμότητα των εγγράφων στο πλαίσιο της διαδικασίας συγχώνευσης δεν συνιστά, απλά, βοηθητικό της στάδιο. Είναι το σημείο όπου η εταιρική πληροφόρηση μετατρέπεται σε πραγματική δυνατότητα ελέγχου για εκείνους που δεν την διαθέτουν απεριόριστη ή πρωτογενή. Όσο πιο διαυγής, συγκροτημένος και πλήρης αποδεικνύεται ο σχετικός φάκελος, τόσο μικρότερος προκύπτει ο κίνδυνος αμφισβητήσεων, ευθυνών και δικαστικών διενέξεων. Για τον λόγο αυτό, η οργάνωση της πρόσβασης πρέπει να αντιμετωπίζεται ως τμήμα της ίδιας της στρατηγικής συγχώνευσης. Αυτά, βέβαια, όσον αφορά τους μετόχους & εταίρους. Τι συμβαίνει όμως με τους εργαζόμενους και την προστασία τους; Περί αυτών σε επόμενη αρθρογραφία μας.-
Managing Partner
Koumentakis and Associates Law Firm
Σημ.: Το παρόν άρθρο αποτελεί τμήμα ευρύτερης ενότητας αρθρογραφίας της Δικηγορικής μας Εταιρείας για τους εταιρικούς μετασχηματισμούς. Στην ενότητα αυτή επιχειρούμε την ανάλυση, άρθρο προς άρθρο με business view, πάντα, προσέγγιση, του βασικού σχετικού νόμου (:ν. 4601/2019).